5 Elementos Clave en la Implantación de una Nómina

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ENERO

Nóminas

En la actualidad, los procesos para la gestión de la nómina en las empresas se encuentran en una transición de automatización.

Con esto se busca la optimización de recursos, una reducción significativa en el margen de errores, la conectividad con otras áreas y la sinergia entre ERP como el contable por ejemplo.

En el mercado encontraras un gran cantidad de sistemas desarrollados para cumplir con este objetivo, por eso te comparto 5 elementos que debes considerar antes de implementar un sistema de nómina.

Peras vs Manzanas

Imagen vía Pexels

5 Elementos Clave en la Implantación de una Nómina

1. COMPARA PERAS CON PERAS

Utilizaremos esta frase para hacer referencia a una competencia real y objetiva.

Como bien mencione al inicio, la oferta que hay en el mercado de Software es muy amplia y es por eso que debe compararse a los que sean similares con el fin de determinar ventajas realistas.

No es lo mismo comparar un Software diseñado para procesos específicos con uno que cubre todas las áreas de RRHH y además es modular.

Un software modular representa mayor ventaja ya que podrás adquirir los módulos necesarios con la finalidad de ir adicionando funcionalidad conforme el crecimiento de la organización.

Una vez se haya definido cuales son los sistemas que cumplen con los requerimientos actuales de tu empresa, habrá de hacerse una evaluación no solo del producto sino de la calidad del servicio y la diferencia entre uno y otro, ya que esto determinará el costo.

Algunos de las preguntas que debe hacerse para una comparativa justa son:

  • ¿Cuánto tiempo tiene en el mercado?
  • ¿Cuenta con Help Desk?
  • Horario de atención
  • ¿Es flexible?
  • ¿Puedo solicitar personalizaciones propias de mi organización?
  • ¿Cuenta con consultores?
  • ¿Quiénes son sus clientes?
  • ¿Qué tan fácil es de operar?

Y algunos otros aspectos técnicos que mencionaré más adelante.

Dinero

Imagen vía Pexels

2. LO BARATO SALE CARO

El valor de un software es algo significativo; pasa a formar parte de sus activos por lo que no esperes encontrar un buen sistema de nóminas a un bajo precio. Recuerda que lo barato sale caro.

Pareciera que es una frase trillada y tal vez sí, pero no te dejes engañar, muchos sistemas se basan en dar en bajo precio al inicio pero con muchas restricciones, en tu ponderación para elegir al indicado no le des mayor peso al precio.

3. CONSUME LO MEXICANO

Apoyando esa iniciativa, considera que la Legislación en México tiene algunas especificaciones a las cuales la mayoría de los sistemas que vienen de afuera no podrán adaptarse.

Y si lo hacen, esto representará para tu empresa muchos $$$ adicionales.

La transformación constante exige que los sistemas estén siempre actualizados conforme a la Ley.

Por lo tanto, busca uno que te brinde este beneficio sin cargos extra.

4. ALL INCLUSIVE

Habrá muchos proveedores que te prometerán todo, pero es importante que tomes en cuenta los siguientes puntos:
  • Tiempos de implementación, esto es para la configuración, parametrización y validación.
  • Carga de información masiva e históricos —explicado en Cómo Ganar Puntos con Tu Jefe: Carga Masiva de Datos—.
  • Definición de conceptos.
  • Capacitación, para esto considera al menos 1 semana. Hay empresas que te ofrecen esta para un número ilimitado de participantes.
  • Póliza de mantenimiento, elije la que te ofrezca una mayor cobertura.
Sin duda, habrá quien haga ofertas geniales pero toma en cuenta qué necesitas y qué no. Entre las opciones están:
  • Pagos diferidos hasta 12 y 24 meses sin intereses.
  • Venta por número de usuarios y no por licencias.
Por mencionar algunas.

Aspectos Técnicos

Imagen vía Pixabay

5. ASPECTO TÉCNICO

La nómina es un aspecto crítico en una empresa, por este motivo es importante considerar la seguridad y aspectos técnicos de instalación.

Un buen sistema de nóminas es aquel que puede trabajar en cualquier infraestructura, ya sea usando Internet o una Intranet, incluso que pueda ser alojado en la nube, aquí te dejo varios escenarios:

Alojamiento en Servidores del cliente:
El sistema se instala en la base del cliente que radica en sus servidores los cuales pueden ser físicos o virtuales

Alojamiento en la nube:
El alojamiento se hace en servidores virtuales ya sean administrados por el cliente o por el proveedor del software, en el mercado se le conoce como Hosting —Hospedaje—.

Te recomendamos siempre integrar al equipo de TI cuando se está trabajando en la selección de soluciones. Lo anterior, debido a que ellos deberán considerar otros aspectos como bases de datos, sistemas operativos, etc.

Para terminar y no menos importante, siempre toma en cuenta el proceso de implementación.

Acá deberás tomar en cuenta si el proveedor te incluye capacitación y acompañamiento en la integración del sistema.

Un sistema debe estar diseñado para cumplir con al menos el 90% de tus necesidades de operación, si no  cumple con eso no es la opción para ti.

¿Ya utilizas algún sistema de nóminas?

Cuéntame el proceso que siguieron para elegir la mejor opción y si te ha dado resultado.

Conclusión

Considerar estos 5 Elementos Clave en la Implantación de una Nómina podría ayudar a reducir el tiempo y los costos finales de la implementación. También te ayudará a tener certeza en un conjunto de elementos importantes como el soporte, el alcance de la solución, la seguridad, la facilidad y rapidez de uso, etcétera. Si eliges bien, podrás eliminar los aspectos más tediosos de los procesos de Nómina, para que puedes centrarte en tareas más importantes relacionadas con tu actividad. En esta publicación analizamos 5 Elementos Clave en la Implantación de una Nómina. Vamos a resumirlos rápidamente:
  1. COMPARA PERAS CON PERAS
  2. LO BARATO SALE CARO
  3. CONSUME LO MEXICANO
  4. ALL INCLUSIVE
  5. ASPECTOS TÉCNICOS
Y tú, ¿Ya utilizas algún sistema de nóminas? Cuéntame el proceso que siguieron para elegir la mejor opción y si te ha dado resultado.

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